Оптимизация расходов на персонал
9 марта 2018 г.
Цель любой коммерческой организации – получение прибыли путем сокращения издержек и увеличения эффективности использования вложенных средств. Инвестиции направляются на усиление позиций компании, и если собственник планирует затраты на персонал, он ожидает от них максимальную отдачу.
Оптимизация всегда сопутствует развитию. Чтобы компания оставалась «на плаву», технологии бизнеса должны непрерывно модернизироваться. Вслед за ними изменяется процесс формирования себестоимости, что, в свою очередь, влечет пересмотр организационной структуры, функционала должностей, расходов на содержание персонала.
Пути оптимизации издержек на персонал:
- 1. Оптимизация ФОТ. Для приведения заработных плат в соответствие с рыночными необходимо провести мониторинг компенсаций, предлагаемых конкурирующими организациями. Если заработки сотрудников окажутся безосновательно завышенными, можно провести процедуру их сокращения. Она сложна и трудоемка, так как должна быть проведена с соблюдением всех требований закона;
- 2. Сокращение расходов на сервис, отказ от дополнительных льгот и добровольных выплат работникам (ДМС, корпоративные программы, питание и доставка сотрудников за счет компании);
- 3. Отказ от услуг внешних тренеров, организация обучения и оценки персонала внутренними силами;
- 4. Вывод некоторых трудовых функций на аутсорсинг. Клининг, мерчендайзинг, погрузо-разгрузочные работы, сервисное обслуживание, ведение бухгалтерского учета и юридическое сопровождение вполне можно доверить внешним партнерам. В этом случае не будет возникать проблем замены и передачи функций в случае ухода сотрудника в отпуск или на больничный. Кроме того, появится возможность простого регулирования численности персонала в случае необходимости;
- 5. Оптимизация организационной структуры, сокращение уровней управления и штата. В этом случае предварительно проводится анализ, выявляющий:
- соотношение численности производящих (продающих) и обслуживающих подразделений;
- количество подчиненных на каждого руководителя;
- наличие дублирующих позиций с аналогичным функционалом;
- возможность перевода сотрудников из отделов с маленькой загрузкой в те, где не хватает рабочих рук;
- возможность внутреннего совмещения должностей. Доплата за совмещение обычно не превышает 50% от оклада замещаемой должности. Таким образом, применяя этот инструмент, можно хорошо сэкономить ФОТ. Например, в небольших компаниях часто совмещаются должности инспектора по кадрам и офис-менеджера;
- наличие служб и отделов, утративших значение для стратегических целей компании.
Важно решить, в чем состоит задача оптимизации штата: избавиться от сотрудников, которые работают неэффективно, или от их некомпетентности. Если выбран второй вариант, путем проведения оценивающих мероприятий можно выяснить, имеется ли у сотрудника желание и потенциал стать эффективным.
Если да, то необходимо организовать обучающие мероприятия, направленные на заполнение пробелов в знаниях и усиление недостаточно развитых компетенций. Однако в этом случае нужно иметь уверенность в том, что затраты на обучение окупятся. Иначе надежнее нанять со стороны мотивированного работника, уже обладающего всеми необходимыми компетенциями и знаниями.
- 6. Перевод персонала на неполный рабочий день или неполную рабочую неделю;
- 7. Сокращение затрат на аренду и коммунальные услуги, внедрение режима дистанционной работы (на дому);
- 8. Переход на KPI. Как показывает практика, при привязке системы мотивации к результатам труда неэффективные работники покидают компанию по собственной инициативе;
- 9. Автоматизация бизнес-процессов, создание единой комплексной информационной системы. Этот метод требует вложений, но в долгосрочной перспективе он значительно снизит издержки, освобождая часть персонала, оптимизируя коммуникации между отделами и, как следствие, повышая скорость выполнения задач;
- 10. Привлечение студентов для прохождения неоплачиваемой практики, с перспективой зачисления в штат лучших.
При проведении оптимизации важно убедить линейных менеджеров в ее необходимости. При их поддержке процесс пройдет менее болезненно.
Персонал в современных условиях рынка является основным орудием в конкурентной борьбе компаний за лидирующие позиции. Оптимизация расходов на его содержание обязательно повлечет за собой понижение мотивации работников, а иногда и потери лучших из них.
В результате снизится производительность и качество труда. Поэтому к такому шагу можно прийти, лишь тщательно взвесив все плюсы и минусы последствий. Главное, чтобы минусов в долгосрочной перспективе не оказалось больше.
Полезно почитать:
